【毎日忙しい×業務改善！仕事に追われている人はスケジュールを見直そう】

仕事に追われている人はスケジュールを見直そう

◎こんな人に読んでほしい！
・毎日遅くまで仕事に追われている人
・ホントは早く帰りたいけど帰れない人
・何に時間がかかっているか分かっていない人

毎日遅くまでお仕事お疲れ様です。
日々仕事に追われ、忙しくしていると思いますが
なぜあなたはそんなに忙しいのですか。

もしその理由がわからない人がいるならば
その忙しさはこの先もずっと変わらず、永遠にあなたを苦しめます。
そんなあなたには是非読んでほしい内容ですので読み進めてみてください。

私は某Rグループでの人材の営業をしていました。
Rグループの特徴としては同じ労働時間にも関わらず
年々任せられる業務が増えることです。

常にブラッシュアップをして、いかに時間内に業務を完結するかを問われ続けていました。
今回は平等に与えられた労働時間で、
より多くの業務を行うためのコツをお伝えできればと思います。

仕事を素早く終えるには質を高める

近頃よく仕事の生産性を高めようという話を聞きます。
生産性を高めるとは同じ業務量をより短時間で行う、
もしくは同じ時間でより多くのものを生み出すことです。
この時に一番効果的なのがスケジュールを見直すことです。

なぜスケジュールを見直すことが効果的なのか

実際、業務の質を高めるということはそうすぐにできることではありません。
なので着手すべきなのは時間なのです。

同じ時間で・・・短時間で・・・と言いますが
そもそも今の時間は本当に余すことなく効果的に使えているのでしょうか。

もしスケジュール上無駄な時間が多く、それをスリムにすることができるのであれば
それだけで生産性の向上が実現できます。
ではどのような場合、スケジュールに無駄があると言えるのでしょうか。

スケジュールを組むのが下手な人の傾向

・空白の時間が多い
・一つのアポイントを常に1時間単位で入れる
・事務作業を1時間単位で入れる

上記のようなパターンは時間を無駄にしていることが非常に多いです。

空白の時間が多い

スケジュールがびっちり埋まってなくて、ところどころMTGやアポイントの予定が入っているパターン。
時間を最大限活用する上で一番の敵はスケジュールを考える時間。
仕事は常に優先順位をつけて行わなければならず、スケジュールが埋まっていない時点で再度そこで業務の優先順位をつける必要が出てきます。
毎回場当たり的にスケジュールを考えていると常にその思考の時間が取られてしまい、結果的に何も生まない時間が多く発生してしまいます。

１つのアポイントを1時間単位で入れる

例えばお客様との商談に関しても30分で終えるものもあれば、1時間かかるものもあります。
しかしこの30分と1時間の読み違いは大きいです。実働時間のうち30分が本来別で使える時間にも関わらず、アポイントとスケジュールを抑えてしまうと先ほどの話と同じでアポイントを終えた後に残りの30分は何をしようかと考えることから始まってしまいます。
この思考の時間がかなりのロスを生むので、スケジュールの単位は15分や30分とし、常に次の行動を意識できるようにする必要があります。

事務作業を1時間単位で入れる

スケジュールの価値はどれだけ大きなコマを確保できるかです。
事務作業の時間というのはどの仕事でも発生すると思いますが、1コマを確保する場合は最低2時間の単位で入れたほうが効果的です。
理由としては頭の切り替わりが少なくて済むからです。何かに取り組みには助走の時間と全力で取り組める時間とがあります。
集中して行いたいことを1時間の単位で抑えてしまうと、ようやく気分が乗ってきた時に次のスケジュールに取り掛からなくてはならなくなってしまいます。
ですので集中して行いたい事務作業は最低2時間抑えたほうが効果的です。